Системы документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – программный комплекс, позволяющий автоматизировать связанные с документами процессы и операции, создать единую информационно-сервисную среду обмена данными и повысить эффективность управления.

В современных реалиях для компаний, организаций и органов власти внедрение СЭД стало фактически обязательным элементом формирования IT-инфраструктуры. СЭД может являться самостоятельным решением для небольших организаций. Для крупных же систем документооборота целесообразным является разработка интегрируемой СЭД, которая может быть:

• подсистемой информационной системы учета и управления;
• системой, интегрированной с некоторыми или всеми информационными системами организации;
• системой/подсистемой, интегрированной как с внутренними информационными системами организации, так и с внешними системами и источниками информации.

Разработка и внедрение СЭД – это возможность частично либо полностью отказаться от бумажного документооборота. Внедрение серьезно повышает оперативность и производительность работы как сотрудников, так и управляющего персонала. При полной автоматизации есть возможность на 20-30% и более улучшить эффективность работы организации, а стоимость затрат на обеспечение обработки и хранения документов снизить на 80-90%.

Даже в простом исполнении функционал СЭД позволяет:

• быстро и легко создавать документы, обмениваться ими;
• в автоматическом режиме проверять корректность данных, внесенных в документ;
• использовать справочники и базы данных;
• обеспечивать совместное использование документов при возможности назначения ответственных лиц, ограничения доступа и распределения ролей;
• эффективно распределять нагрузку между сотрудниками для повышения производительности труда;
• отслеживать сроки выполнения заданий;
• работать с отчетностью – составлять, обрабатывать, направлять, получать и т.д.;
• вести учет документов;
• создавать архивы.

При выборе решения для внедрения СЭД необходимо будет определиться с подходом:

• Универсальные (типовые, готовые) решения дают возможность экономии при покупке продукта. Но их критически важный недостаток – большая вероятность несоответствия фактическим потребностям организации. Доработки системы под свои нужды сводят первичную экономию к нулю, при этом их реализация не всегда возможна.
• Комбинированные (адаптированные, доработанные) СЭД. Эти системы создаются на базе определенной программной платформы, которая изначально предоставляет возможность внесения изменений и дополнений, в том числе по модульному принципу. Недостаток таких СЭД – невозможность выйти за пределы того, что дает базовая платформа.
• Индивидуальные (заказные) разработки – лучший вариант создания и внедрения системы, которая будет максимально полно и точно отвечать фактическим нуждам организации.  

Разработка СЭД

Компания Mobidom разрабатывает системы электронного документа с учетом индивидуальных требований заказчиков. Такой подход дает максимальный эффект от внедрения СЭД.

Среди только некоторых задач, которые успешно решают клиенты Mobidom:

• формирование и организация единой информационной среды для работы с документами;
• создание единой систематизированной и структурированной базы данных на основе информации, содержащейся в документах, реестров, каталогов, библиотек;
• обеспечение коллективной работы с документами;
• построение циклической работы с документами, выстраивание цепочек документооборота с возможность формирования и распределения задач, контроля выполнения;
• применение интеллектуальных средств работы с документами и данными;
• формирование отчетности и ее отправка по назначению;
• статистический учёт документооборота;
• эффективная аналитика;
• разграничение доступа с распределением ролей пользователей;
• реализация механизмов системного информирования (оповещения) о заданных событиях и отслеживания процессов.

Наши услуги охватывают все жизненные циклы СЭД. Мы также готовы интегрировать систему с другими внешними и внутренними системами клиента, при необходимости – модернизировать действующую СЭД.