Система электронного документооборота (СЭД) – программный комплекс, позволяющий автоматизировать связанные с документами процессы и операции, создать единую информационно-сервисную среду обмена данными и повысить эффективность управления.
В современных реалиях для компаний, организаций и органов власти внедрение СЭД стало фактически обязательным элементом формирования IT-инфраструктуры. СЭД может являться самостоятельным решением для небольших организаций. Для крупных же систем документооборота целесообразным является разработка интегрируемой СЭД, которая может быть:
Даже в простом исполнении функционал СЭД позволяет:
Среди только некоторых задач, которые успешно решают клиенты Mobidom:
В современных реалиях для компаний, организаций и органов власти внедрение СЭД стало фактически обязательным элементом формирования IT-инфраструктуры. СЭД может являться самостоятельным решением для небольших организаций. Для крупных же систем документооборота целесообразным является разработка интегрируемой СЭД, которая может быть:
- подсистемой информационной системы учета и управления;
- системой, интегрированной с некоторыми или всеми информационными системами организации;
- системой/подсистемой, интегрированной как с внутренними информационными системами организации, так и с внешними системами и источниками информации.
Даже в простом исполнении функционал СЭД позволяет:
- быстро и легко создавать документы, обмениваться ими;
- в автоматическом режиме проверять корректность данных, внесенных в документ;
- использовать справочники и базы данных;
- обеспечивать совместное использование документов при возможности назначения ответственных лиц, ограничения доступа и распределения ролей;
- эффективно распределять нагрузку между сотрудниками для повышения производительности труда;
- отслеживать сроки выполнения заданий;
- работать с отчетностью – составлять, обрабатывать, направлять, получать и т.д.;
- вести учет документов;
- создавать архивы.
- Универсальные (типовые, готовые) решения дают возможность экономии при покупке продукта. Но их критически важный недостаток – большая вероятность несоответствия фактическим потребностям организации. Доработки системы под свои нужды сводят первичную экономию к нулю, при этом их реализация не всегда возможна.
- Комбинированные (адаптированные, доработанные) СЭД. Эти системы создаются на базе определенной программной платформы, которая изначально предоставляет возможность внесения изменений и дополнений, в том числе по модульному принципу. Недостаток таких СЭД – невозможность выйти за пределы того, что дает базовая платформа.
- Индивидуальные (заказные) разработки – лучший вариант создания и внедрения системы, которая будет максимально полно и точно отвечать фактическим нуждам организации.
Разработка СЭД
Компания Mobidom разрабатывает системы электронного документа с учетом индивидуальных требований заказчиков. Такой подход дает максимальный эффект от внедрения СЭД.Среди только некоторых задач, которые успешно решают клиенты Mobidom:
- формирование и организация единой информационной среды для работы с документами;
- создание единой систематизированной и структурированной базы данных на основе информации, содержащейся в документах, реестров, каталогов, библиотек;
- обеспечение коллективной работы с документами;
- построение циклической работы с документами, выстраивание цепочек документооборота с возможность формирования и распределения задач, контроля выполнения;
- применение интеллектуальных средств работы с документами и данными;
- формирование отчетности и ее отправка по назначению;
- статистический учёт документооборота;
- эффективная аналитика;
- разграничение доступа с распределением ролей пользователей;
- реализация механизмов системного информирования (оповещения) о заданных событиях и отслеживания процессов.